نقش نظارت و کنترل در رشد سیستم
تهیه کننده: نصیر نادری، زهره رحیمی نژاد
مفاهیم کنترل و نظارت
نظارت، ارزیابی و کنترل فرایندها یکی از ارکان اصلی مدیریت محسوب می‌گردد به‌طوری که بدون توجه به این مهم، سایر ابعاد مدیریت، از قبیل برنامه‌ریزی و سازماندهی آن‌گونه که باید راه به جایی نمی‌برد و تضمینی برای انجام درست کارها وجود ندارد. به این ترتیب از طریق نظارت و کنترل، حداکثر کارایی و اثربخشی از منابع و فعالیتهای اعضاء در جهت نیل به اهداف سازمان و جامعه حاصل می گردد.
به کمک نظارت و ارزیابی است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدف ها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت پیگیری، سنجش و اصلاح آن ها را پیدا می‌کند. کنترل و ارزیابی ابزار کار مدیران در رده‌های مختلف سازمانی از مراتب عالی تا رده‌های پائین‌تر است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگی می‌توان احساس کرد.
نظارت و کنترل یعنی بازدید و مراقبت از طرز پیشرفت اجرای عملیات در مقایسه با وضع مطلوب و به دنبال آن تغییر عملیات به منظور جلوگیری از انحراف در تحقق اهداف پیش بینی شده سازمان می باشد. این تعریف از دو قسمت تشکیل شده است: قسمت اول کسب اطلاعات از طریق مشاهده و بررسی وضع موجود و تعیین پیشرفت کارها در مقایسه با وضع مطلوب است که نظارت نامیده می شود و قسمت دوم یعنی کنترل به منظور باز گردانیدن سیستم اجرایی به مسیر درست و مطلوب آن، از طریق انجام کارهای اصلاح کننده می‌باشد که یک فرایند اجرایی و عملیاتی باشد.
در واقع نظارت، مهم‌تر و مقدم بر کنترل می‌باشد زیر‌ا نظارت یک امر مشاهده‌ای و تحقیقی می‌باشد و اگر در یافتن انحرافات جریان عملیاتی سازمان موردی دیده نشود نیازی به کنترل نخواهد بود.
ضرورت کنترل و نظارت در سازمان ها:
هدف و فلسفه ی وجودی نظارت و کنترل اصلاح و بهبود است و اگر این ویژگی در نظام کنترلی موجود نباشد ، سیستم دوام چندانی نخواهد داشت. هدف نهایی هر نظام کنترل و نظارت بالا بردن سطح کارایی و در نتیجه میزان تولید و ارائه خدمات بهینه می باشد.
کنترل:
- کنترل یعنی بررسی این که همه چیز بر طبق قوانین و دستورهایی که قبلا تعیین‌شده بود، انجام می‌شود یا خیر.
- کنترل تلاش منظمی در جهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه‌ی اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام، تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آن ها بر روند اجرایی است که‌حداکثر کارآیی را در بر می‌گیرد .
- کنترل عبارت از توجه به نتایج کار و پیگیری آن برای مقایسه فعالیتهای انجام شده و اعمال اصلاحات مقتضی بر مبنای اهداف تبیین شده است. کنترل دارای ارکانی است: مانند نظارت، ارزیابی و پیگیری.
یکی از وظایف اساسی مدیریت یک سازمان که با سایر وظایف در ارتباط است، کنترل می باشد که از طریق آن می توان از منابع و فعالیت های اعضاء سازمان حداکثر کارآیی و اثر بخشی را در جهت نیل به اهداف سازمان بدست آورد. فقط با کنترل است که برنامه ریز به صحت پیش بینی خود پی خواهد برد. به همین دلیل است که باید این نظر را پذیرفت که هیچ برنامه ای بدون کنترل به درستی اجرا نمی‌شود و کنترل نیز بدون وجود برنامه مفهوم و معنی پیدا نمی کند.
سلامت نظام اداری در ابعاد مختلف آن در وهله اول در گرو شفافیت اقتصادی و نهادینه شدن فرهنگ نظارت در همه شئون جامعه است. به عبارت دیگر، در جامعه‌ای که فرهنگ نظارت در آن نهادینه نشده است، فعالیتهای کنترلی و نظارتی، هرگز ریشه‌دار نشده و به عمق نهادهای اجتماعی رسوخ نخواهند کرد و در نتیجه، آنچه در این عرصه رخ می‌دهد، برخوردار از همه ظرفیت‌های تأثیرگذاری نخواهد بود.
نظارت و ارزیابی:
1- نظارت کوششی است که مدیر در جهت تطبیق عملیات با برنامه انجام می‌دهد تا میزان صحت و سقم فعالیت‌ها را بدست آورد. در نظارت موارد زیر مورد توجه قرار می گیرد:
نظارت، عملیات و برنامه را با یکدیگر تطبیق می‌کند.
نظارت، توان واحدهای مختلف را در انجام کارها بیان می دارد.
نظارت، مقدار پیشرفت عملیات و فاصله آن را تا هدف روشن می نماید.
2- نظارت فرق بین کوشش ثمربخش و تلاش بی ثمر را بیان می‌کند.
3- کسب اطلاعات از طریق مشاهده و بررسی وضع موجود و تعیین پیشرفت کارها با مقایسه با وضع مطلوب نظارت نامیده می شود که مقدم بر کنترل و به عبارتی مهم تر از آن می باشد به همین دلیل با نظارت های درست و مستمر، شاید به اعمال کنترل نیازمند نباشیم.
4- نظارت را به مفهوم مقایسه عملیات انجام شده ، با معیارهای تعیین شده در هر سازمان گفته اند تا از این طریق بتوان به اقدامات اصلاحی و به موقع برای جلوگیری از اشتباهات و انحرافات دست زد. "نظارت و ارزیابی فرآیندی است که طی آن نتایج عملکرد و فعالیت های سازمان ها و ادارات و نیز فرآیند اجرایی استراتژیهای سازمان ها و ادارات طوری تحت نظارت و کنترل قرار می گیرد که بتوان عملکرد واقعی را با عمکرد مطلوب مقایسه کرد ، وفرآیندهای اجرایی را اصلاح یا تقویت کرد."
مدیران اجرایی سازمانها می بایستی فرآیند اجرایی یک استراتژی خاص را در مرحله اجرای برنامه‌ها، نظارت کنند.هدف از نظارت دقیق بر فرآیندهای اجرایی عبارتند از:
- جلوگیری از انحراف سیاست‌ها و استراتژی‌ها در مسیر اجرایی شدن
- شناسایی نقاط ضعف و قدرت فرآینهای اجرایی، و اصلاح و تقویت آنها در حین اجرا
- ثبت مرحله به مرحله اقدامات جزئی و نتایج کوتاه مدت آنها
- الگو برداری فرآیندهای موفق توسط سازمانهای مشابه دیگر
معمولا ناظران و ارزیابان اجرای یک برنامه به بررسی نتایج و تاثیرات اجرای یک برنامه و مقایسه و سنجش آن با اهداف کلی برنامه می پردازند.
فرایند نظارت دارای چند مرحله اساسی است:
- تعیین استانداردها و معیارهایی برای اندازه گیری
- اندازه گیری عملیات و عملکرد
- مقایسه عملکرد با استانداردها
- اقدامات اصلاحی
- موانع اجرائی نظارت و بازرسی
1- ناکار آمدی مکانیسمهای سنتی نظارت و عدم توجه به سیستم‌های جدید نظارتی
2- نبود معیارهای شفاف و مشخص برای سنجش و نظارت سازمانها علی‌الخصوص بخش خدمات دولتی: مبنای قضاوت صحیح، وجود اطلاعات شفاف در مورد ماهیت، هدف، چگونگی انجام وظایف و نحوه ارزیابی نتایج حاصل از عملکرد می باشد. پس بنابراین بایستی، روند انجام فعالیتهای سازمانهای مختلف کشور به روشنی مشخص گردد تا امر نظارت و بازرسی را تسهیل نماید.
3- نبودن رابطه مشخص بین نتایج بازرسیها و تشویق و تنبیه و یا جبران خدمات افراد و سازمانها: هر فرایند نظارت در صورتی که، نتایج محسوس و عینی در زندگی اعضای سازمان نداشته باشد هرگز اهمیت خود را در سازمان نخواهد یافت. بنابر این در صورتی که ارتباط خاص و معنی داری بین جبران خدمات افراد و تقدیرها و تنبیه‌های سازمانی با مکانیسمهای نظارتی وجود نداشته باشد نمی توان از این سیستمها انتظار بهبود داشت.
فرهنگ نظارت و بازرسی
فرهنگ نظارت و کنترل، مجموعه‌ای از باورها، رفتارها، اندیشه‌ها، تصمیم‌سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌ها و نیز مؤلفه‌های مربوط به فرایند اجرای اصول نظارتی و کنترلی است که در سطوح مختلف اعم از عموم مردم، نخبگان، فعالان اقتصادی و مدیران، ساری و جاری است.
بازرسی و نظارت در سازمانها و جوامع دارای سابقه طولانی بوده و از مهم‌ترین وظایف و دغدغه‌های مدیران باتجربه است و این امر بیانگر اهمیت بازرسی و نظارت در صیانت، دوام و بقاء سازمان ها است. بدیهی است ضرورت وجود نظارت و توصیه به ایجاد یک سیستم نظارتی به معنای بی اعتمادی به کارکنان سازمانها نیست، بلکه برای داشتن یک سازمان سرآمد، نظارت هم لازم است و مسئله ای که حائز اهمیت است نحوه ی نظارت و بازرسی است تا از فساد احتمالی در سیستم پیشگیری شود و موجبات ارتقاء و سرآمدی سازمان نیز فراهم گردد و از نظارت و کنترل بعنوان مانع پیشرفت و توسعه سازمانی یاد نشود.
برخی ازشاخص های ارزیابی و نظارت بر عملکرد سازمانها با رویکرد منابع انسانی:
- آموزش مهارت‌های جدید شغلی به منظور آماده سازی کارکنان برای حضور در عرصه جدید سازمانی
- میزان ونحوه کمک به کارکنان به منظور نقل و انتقالات شغلی
- میزان و چگونگی مشارکت دادن کارکنان در طراحی مجدد شغلی و ساختارها (لازمه تجدید ساختار)
- استقرار نظام ارزشیابی کارکنان با رویکرد تعالی منابع انسانی سازمان
- استقرار نظام پاداش و پیشرفت شغلی بر اساس شایسته سالاری
- حمایت های روحی و روانی از کارکنان در فرآیند واگذاری سازمان و...
در مرحله ارزیابی عملکرد سازمانها باید به چند نکته مهم زیر توجه کنیم:
- عملکرد ها باید به صورت مکتوب و مستندسازی شده باشد و درعین حال می‌بایستی که ظواهر و آثار منتج از اجرای سیاست‌ها با مکتوبات و اسناد مطابقت داشته باشد. البته باید گفت که لازمه داشتن اطلاعات مکتوب، داشتن یک سیستم مستند سازی قوی در سازمان می باشد.
- رویکرد ناظران از ارزیابی عملکرد سازمانها نباید مچ گیری یا توبیخی باشد بلکه می بایستی رویکردی ارشادی و اصلاحی را در پیش بگیرند.
- در مواجه با بروز یک نتیجه نامطلوب نبایستی اولین مسئول آن را کارمندان بدانیم ، بلکه ابتدا باید به بررسی فرآیند اجرایی بپردازیم و زمانی که از سالم بودن فرآیند اجرایی مطمئن شدیم به راهنمایی و اصلاح رفتار و عملکرد فردی کارکنان بپردازیم.
- در بعضی از مواقع فرآیندها و نیز عملکرد کارکنان مطلوب است اما عواملی برون سازمانی یا درون سازمانی پیش‌بینی نشده ای باعث تاثیر گذاری بر نحوه عملکردها می‌شود .
پیام آخر این نوشتار این است که نظارت و ارزیابی نباید متوقف بر تعریف و صور شکلی باشد بلکه همانند یک سیستم هوشمند همواره در فرایند پیشبرد امور همراه همیشه دست‌اندرکاران و پرسشی مدام در ذهنی فعال و نهادینه شده در سیستم باشد تا موفقیت همکاران را تضمین نماید. آگاهی ارکان سازمانی از نظارت و ارزیابی کمک شایانی به اهداف مورد نظر دربردارد.
