کدام ساختار سازمانی مناسب است؟
تهیه کننده: ملیحه ظفری مقدم
شاید شما هم گاهی از نقص یا عدم وجود هماهنگی در تعاملات درون بخشی یا بین بخشی دچار سردرگمی شده باشید و تعدد گزارش کارهایی که بایستی به مسئولان بالادستی ارائه کنید، وقت‌گیر و بیهوده جلوه می کند. این موارد برای بیشتر کارمندان، موضوع مباحث زیادی بوده و همواره این سوال که این موارد در نتیجه چه شرایطی ایجاد می شود مطرح بود تا اینکه بطور تصادفی برنامه‌ای کارشناسی کلید پاسخ به این سوال شد. موضوع بحث کارشناسی در باب مدیریت ماتریسی بود که جرقه ای بود برای مطالعه بیشتر و مطرح نمودن گزیده آن برای شما عزیزان. آنچه که موضوع مدیریت ماتریسی را برای من جذاب نمود، اجرا شدن این نوع ساختار مدیریتی در این اداره بود و اینکه این ساختار و ساختارهای مدیریتی دیگری وجود دارند که با اجرای آن ها در مقیاس خرد و کلان می توان از یکسری معایب و کاستی ها جلوگیری نمود و مزایا و نقاط قوت را بهبود بخشید. برای ورود به بحث اصلی لازم است مقدمه ای در مورد اینکه سازمان و ساختار سازمانی چیست مطرح شود. پس از آن به تشریح ساختار ماتریسی و مزایا و معایب آن خواهم پرداخت.
سازمان پدیده ای اجتماعی است که بطور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود نسبتا مشخصی بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی بر اساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت می‌کند. روابط میان واحدهای سازمانی که حدود اختیارات، سلسله مراتب، سطوح فرماندهی و نحوه تقسیم و توزیع وظایف میان واحدها را نشان می دهد و شامل شرح وظایف، نمودار سازمانی و پست های سازمانی می باشد، ساختار سازمانی نامیده می شود و در حقیقت چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت‌های اعضای آن سازمان، ایجاد می‌کنند. سازمان‌ها دارای ساختارهای مختلفی هستند و نوع این ساختارها بر نگرش و رفتار کارکنان اثر گذار است و به صورت مستقیم و غیر مستقیم بهره‌وری کارکنان را تحت تاثیر قرار می دهد. نوع ساختار سازمانی به نوع سازمان و رویکرد آن در عملیات‌های اجرایی بستگی دارد و باید توجه داشت به همان نسبت که سازمان رشد می کند و در آن بخش های متعدد ایجاد می شود (طبق الگوی دوره عمر سازمان) و ماموریت های آن تغییر می یابد، لازم است ساختار سازمانی آن نیز تغییر کند.
لازم است که بین استراتژی و ساختار سازمانی هماهنگی و تناسب برقرار شود زیرا در غیر اینصورت سازمان اثر بخشی خود را از دست می دهد و با کارکنان بی روحیه و کم کار مواجه می شود. بعضی از علائم کاهش اثربخشی ساختار سازمانی عبارتند از وجود سطوح متعدد مدیریت، افزایش بی رویه حیطه نظارت، تشکیل جلسات و ملاقات های متعدد و مکرر، تعارض بین قسمت های سازمان و صرف وقت بسیار برای کاهش تعارضات بین آنها و نتیجتا تحقق نیافتن بسیاری از اهداف استراتژیک.
هدف‌های ساختار سازمانی عبارت است از جهت دادن اطلاعات به سوی مدیران مربوط برای کاهش میزان عدم اطمینان آنان هنگام تصمیم گیری، توزیع اختیاری برای تصمیم گیری به طور مؤثر، به صورتی که اعضای سازمان بدون دردسر و با انسجام در هر سطحی برنامه های خود را اجرا کنند، تعیین و کنترل روابط میان واحدهای کاری به طوری که اطمینان حاصل شود که کلیه کارها به شیوه‌ای منظم واگذار و اجرا شده است و کلیه واحدها در موفقیت سازمان مشارکت داشته اند. عناصر کلیدی برای یک ساختار سازمانی مناسب است عبارتند از تخصص کاری، تقسیم بندی کار به بخش‌های مختلف، زنجیره‌ی فرماندهی، محدوده‌ی کنترل، تمرکز و عدم تمرکز تصمیم‌گیرنده، رسمی‌سازی قوانین و مقررات. رایج‌ترین ساختارهای سازمانی عبارتند از ساختار خطی، ساختار صف و ستاد، ساختار وظیفه‌ای، ساختار بخشی، ساختار پروژه‌ای و ساختار ماتریسی که در این مجال به توضیح ساختار ماتریسی بسنده می‌کنم.
ساختار ماتریسی یکی از روش‌های نوین مدیریتی است که حدود 30 سال پیش اولین بار در سازمان ملی فضایی آمریکا مورد استفاده قرار گرفت و بعدا در دیگر سازمان‌ها و نهادهای دولتی و خصوصی نیز رواج پیدا کرد و براساس آن متخصصان از دوائر وظیفه ای مختلف دعوت می شوند تا در یک یا چندگروه، تحت رهبری مدیران پروژه، فعالیت مشخصی را انجام دهند. مهمترین ویژگی ساختاری سازمان ماتریسی این است که مفهوم وحدت فرماندهی را که براساس آن هریک از کارکنان فقط یک رئیس داشته و فقط به یک رئیس گزارش دهند، نقض می کند. کارکنان در ساختار ماتریسی دو رئیس دارند، یکی مدیر دائره یا بخش وظیفه ای و دیگری مدیر پروژه. ساختار ماتریسی یک سلسله مراتب دوگانه دارد. یک سلسله مراتب عمودی داخل هر دائره یا بخش وظیفه‌ای وجود دارد که به وسیله نوعی نفوذ جانبی محدود می شود. بنابراین ساختار ماتریسی از این جهت منحصر به فرد است که به کانال های جانبی و افقی نفوذ، مشروعیت می‌دهد. مدیران پروژه بر همه اعضاء که از دوائر وظیفه ای به گروه پیوسته اند، تسلط و کنترل دارند.
نقطه قوت ساختار ماتریسی در این است که وقتی سازمان به فعالیت های متعدد و پیچیده اشتغال دارد، هماهنگی را تسهیل می کند و به موازات افزایش اندازه سازمان، ظرفیت پردازش اطلاعات می تواند رو به فزونی گذارد. تماس مداوم و مستقیم بین متخصصان مختلف در ماتریس می تواند منجر به ارتباطات و انعطاف پذیری بیشتر شود. موقعی که افراد با مهارت های تخصصی سطح بالا، در یک دائره وظیفه ای یا گروه پروژه جای می گیرند، استعدادهای آنها بصورت انحصاری درآمده و بهره برداری بهینه از آنها به عمل نمی آید و این ساختار استفاده موثر از متخصصان را تسهیل می‌کند. اطلاعات به سرعت در سراسر سازمان منتشر شده و افرادی که به آن نیاز دارند، بسیار سریع تر به آن دسترسی پیدا می کنند. علاوه بر این، ساختار ماتریسی انواع بیماری های بوروکراسی را کاهش می دهد. از دیگر مزیت های ساختار ماتریسی می توان به افزایش توانایی سازمان برای واکنش سریع نسبت به تغییرات محیطی، ابزاری اثربخش برای توازن احتیاجات تکمیل پروژه و کنترل هزینه با نیاز سازمان به کارایی اقتصادی و توسعه ظرفیت های فنی برای آینده، افزایش انگیزه از طریق ایجاد محیطی با هنجارهای آزادمنشانه که باب طبع افراد حرفه ای و عملی است، اشاره نمود.
نقاط ضعف این ساختار به این شرح می باشد. ایجاد اغتشاش و بی نظمی بطوری که وقتی وحدت فرماندهی نقض می شود ابهام بطور قابل توجهی افزایش می یابد و اغلب ابهام، منجر به تعارض می‌شود. برای مثال دقیقا مشخص نیست چه کسی باید به چه شخصی گزارش دهد و این احتمال وجود دارد که مدیران، بهترین متخصصان را از دوایر وظیفه ای جذب گروه های پروژه نکنند. اغتشاش، سردرگمی و ابهام بذر تنازع قدرت را می افشاند. بوروکراسی از طریق تعیین قوانین دقیق، عوامل بالقوه برای کسب قدرت را کاهش می دهد. وقتی این قوانین دقیقا مشخص نباشد زمینه را برای کشمکش بین مدیران وظیفه ای و پروژه را فراهم می کند. برای کسانی که امنیت را دوست داشته و دوری از ابهام را مطلوب می دانند، چنین محیطی می تواند موجب فشار عصبی باشد. گزارش دادن به بیش از یک رئیس، تعارض نقش را موجب شده و انتظارات مبهم، ابهام نقش را ایجاد می‌کند. رضایت از قابلیت پیش بینی که در بوروکراسی وجود دارد در طرح ساختاری ماتریسی، جای خود را به عدم امنیت و فشار عصبی می دهد.
بطور کلی تاثیر ساختار سازمانی بر عملکرد کارکنان بسته به نوع شخصیت آنها و نوع نگاه آنها به آن ساختار مشخص، متفاوت است و ممکن است شخصی نوع خاصی از ساختار را به دلیل آزادی عمل بیشتر بپسندد و بهروری او در آن ساختار زیاد باشد ولی شخص دیگری به علت نبودن روش خاص برای انجام وظایفش از آن بیزار باشد. ساختار سازمانی مناسب، نقش مهمی را در جهت اعمال مدیریت و کنترل عملکرد بازی می کند؛ اگر ساختار سازمانی درست طراحی شود، مدیریت عملکرد جایگاه واقعی خودش را پیدا کرده و هر شخص در مقابل عملکردش مسئول خواهد بود؛ ولی اگر ساختار مناسب طراحی نشود، مدیریت عملکرد سازمان بی معنی خواهد بود و برای ارتقاء سطح عملکرد و رضایت شغلی کارکنان، بایستی ساختار سازمانی مناسب انتخاب گردد. شاید ساختار سازمانی مناسب ما، ساختاری متفاوت از آنچه تا کنون به کار برده ایم باشد یا اجرای ساختار مناسب به درستی انجام نمی شود!
منابع:
1. http://persian-manager.blogfa.com
2. http://chetor.com
3. http://hosseinriahinia.blogfa.com/
4. http://ieclub.ir
5. روزنامه دنیای اقتصاد
6. یوسف کربلایی، تاثیر ساختار سازمانی بر عملکرد کارکنان
7. زینب طولابی، محمدعلی منتیان، تأثیر ساختار سازمان(تمرکز، پیچیدگی و رسمیت) بر رضایت شغلی کارکنان
